Como escolher um parceiro para BPO

O Outsourcing é uma prática comum que permite otimizar o funcionamento das equipas e libertar recursos para que possam ser alocados a outras tarefas relacionadas com o negócio da empresa. Entre as principais razões para fazer outsourcing, destaque para as seguintes motivações, classificadas como as principais:

O Business Process Outsourcing (BPO) é uma prática cada vez mais comum e um recurso que as empresas mais utilizam para otimizarem serviços e processos que são essenciais para o sucesso do negócio. Do valor de mais de 85 mil milhões de dólares, referentes ao mercado de serviços de outsourcing em 2018, 23,6 mil milhões de dólares diziam respeito especificamente a Business Process Outsourcing. De resto, o mercado de BPO vai atingir os 262,2 mil milhões de dólares em 2022. Na altura de escolher um parceiro de BPO, há considerações que não devem ser ignoradas e que podem fazer a diferença numa relação bem-sucedida com uma empresa que vai lidar com áreas chave do seu negócio.

Considere o valor, não o preço

O preço nunca deve ser o único argumento na escolha. É possível encontrar ofertas de serviços de BPO a preços muito competitivos, mas convém saber exatamente com o que conta quando contrata uma empresa de outsourcing. Ao contratar serviços de BPO, a empresa vai poupar dinheiro e tempo das equipas internas que ficam mais livres após a externalização dos serviços – e esse cenário implica uma despesa com a empresa de outsourcing. Não confunda preço com valor. O preço é a despesa que vai ter com a contratação de BPO, o valor é a mais-valia que este serviço traz à organização. Não vale a pena sacrificar o valor do serviço apenas em prol de um valor mais competitivo. Não se guie apenas pelo nome que a empresa tem no mercado. Procure conhecer o histórico da empresa no que respeita a BPO e as provas dadas no mercado e avalie a experiência que esta pode colocar ao seu serviço.

Critérios de seleção

Entre outros critérios essenciais, considere a capacidade de comprometimento com o serviço, a transparência nas operações e a garantia de segurança no tratamento dos dados, por exemplo. Além disso, a experiência da empresa de BPO é uma mais-valia de grande valor, já que fomenta o conhecimento especializado em determinadas áreas. Poder recorrer a uma equipa altamente especializada disponível sempre que é necessário permite aceder a conhecimento acumulado de valor acrescentado.

Comunicação é chave

Para que as parcerias sejam bem-sucedidas, deve existir uma linha de comunicação muito clara. Razão pela qual é necessário transmitir exatamente os objetivos à empresa encarregue do BPO. Defina expectativas claras e certifique-se de que o seu parceiro de BPO as compreende. Confie ainda na comunicação bidirecional: oiça as opiniões da empresa de outsourcing e tenha em conta as suas considerações.

Envolvimento desde a fase inicial

No início do projeto, não tenha receio em envolver-se profundamente no workflow e tarefas diárias acordadas com a empresa de BPO. Este nível de interação é essencial para que a mesma compreenda os objetivos e sobretudo para que adquira o conhecimento necessário dos processos internos e a forma de trabalhar que o cliente adotou. Este envolvimento é um investimento que se revelará profícuo pois mais rapidamente a empresa de BPO conseguirá lidar com as tarefas quotidianas autonomamente, sem necessitar de intervenção do cliente ou das suas equipas.

(Auto)Avaliação constante

Observe atentamente a evolução do projeto de BPO. Acompanhe de perto o progresso e faça ajustes quando necessário. A identificação atempada de problemas confere a capacidade de redesign da estratégia e reduz a hipótese de erros no futuro. Autoavalie-se também, tendo em consideração as práticas propostas pela empresa de BPO.

Outsourcings para a área financeira

Ainda faz download diário dos seus extratos bancários, entrando nos diferentes e-banking de cada conta?

Ainda faz upload de ficheiros para envio de pagamentos aos bancos que depois terão que ser aprovados em cada um dos sites?

A comunicação entre a sua empresa com qualquer instituição financeira, seja através do canal multibancário, de Soluções H2H-Host-to-Host, networks locais, bancos ou empresas agregadoras, etc pode ser efetuada através de um BPO de infraestrutura e de serviços que garantem a verificação diária das conexões para receção e envio das informações.

Por outro lado, processos como as reconciliações bancárias, o lançamento das contabilizações automáticas, são também possíveis de otimizar através da sua externalização num BPO especializado.

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